Innkaupareglur Rangárþings eystra

INNKAUPAREGLUR RANGÁRÞINGS EYSTRA

I. Kafli. Tilgangur, gildissvið og ábyrgð

1. gr.
Tilgangur

Reglur þessar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Rangárþings eystra og tryggja að gæði vöru, þjónustu og verka sem Rangþing eystra kaupir. Ennfremur skulu reglurnar stuðla að því að litið sé til umhverfissjónarmiða og líftíma vöru við innkaup.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að Rangárþing eystra hagi innkaupum sínum í samræmi við góða viðskiptahætti og tryggja að stjórnsýsla á sviði innkaupa sé vönduð.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að almennar kröfur um stjórnfestu og fyrirsjáanleika í framkvæmd, gagnsæi, jafnræði og málskotsrétt séu virtar við innkaup.

Sveitarstjóri skal hafa frumkvæði að því að samræma innkaup Rangárþings eystra þegar um er að ræða vöru eða þjónustu sem stofnanir Rangárþings eystra hafa almennt not fyrir.

2. gr.
Orðskýringar

Innkaup: kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.

Útboð: innkaupaferli þar sem hvaða fyrirtæki sem er getur lagt fram tilboð. Undir hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustuútboð, verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi. Forval er hluti útboðsferlis.

3. gr.
Gildissvið

Reglur þessar gilda fyrir Rangárþing eystra.

Reglur þessar gilda fyrir Rangárþing eystra og allar stofnanir, deildir og fyrirtæki sem rekin eru af Rangárþingi eystra.

Innkaupareglum Rangárþings eystra skal fylgt við öll stærri innkaup, sem og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993 og lögum um opinber innkaup nr. 84/2007 þegar við á.

4. gr.
Ábyrgð á innkaupum / útgjaldaheimildir

Sveitarstjóri er prókúruhafi sveitarfélagsins, sbr. 3. mgr. 55. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998. Sveitarstjóra er heimilt að veita öðrum starfsmanni sveitarfélagsins prókúru að fengnu samþykki sveitarstjórnar. Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við innkaupareglur Rangárþings eystra og ákvæði laga er á hendi sveitarstjóra.

Forstöðumönnum/deildarstjórum er heimilt að stofna til útgjalda fyrir hönd sveitarfélagsins innan ramma fjárhagsáætlunar hverju sinni og bera þeir ábyrgð á innkaupum sinna stofnana og deilda. Forstöðumenn geta með samþykki sveitarstjóra veitt einstökum starfsmönnum heimild til að stofna til útgjalda. Öllum sem heimild hafa til að stofna til útgjalda ber að staðfesta að þeir hafi kynnt sér efni innkaupareglna sveitarfélagsins og að þeir muni fylgja þeim við innkaup.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir þá starfsmenn sem hafa heimild til að stofna til útgjalda og ber sveitarstjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

II. Kafli. Samningar og innkaupaaðferðir

5. gr.
Samningar og fjárhæðir

Meginreglan er sú að beitt skuli útboðum við innkaup.

Þegar áætluð samningsfjárhæð er yfir viðmiðunarfjárhæð vegna opinberra innkaupa á EES svæðinu skv. reglugerð nr. 807/2007 skal viðhafa útboð á EES svæðinu með þeim áskilnaði sem getur um í lögum nr. 84/2007.

Við mat á ætlaðri fjárhæð samnings skal telja með allan kostnað innkaupa miðað við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin birtist. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miðað við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðið er út.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipt innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.

Sveitarstjóri skal annast alla samningsgerð í framhaldi útboða og verðfyrirspurna sé ekki annað ákveðið sbr. 7. gr.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

6. gr.

Innkaupaaðferðir

Við innkaup Rangárþings eystra skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:

• Fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.
• Útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.
• Innkaup samkvæmt rammasamningi.
• Samningur eða pöntun án undangengins útboðs eða fyrirspurnar.

Við innkaup Rangárþings eystra er einnig heimilt, þar sem við getur átt, að beita eftirtöldum aðferðum:

• Samningskaupum að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.

7. gr.
Umsjón innkaupa

Sveitarstjóri hefur yfirumsjón með öllu forvali, útboðum og fyrirspurnum sem og samningskaupum.

Rangárþing eystra setur reglur um hvort og hvaða svið eða stofnanir sem og B-hluta fyrirtæki annast öll útboð og innkaup sem undir starfsemi þeirra falla í samræmi við reglur þessar, nema annað sé tekið fram, í samráði við sveitarstjóra.

III. Kafli. Útboð og fyrirspurnir

8. gr.
Opið útboð

Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal almennt viðhafa opið útboð.

9. gr.
Lokað útboð

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, er heimilt að viðhafa lokað útboð. Almennt skal lokað útboð ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og því skal lágmarksfjöldi þátttakanda vera fjórir, ef þess er nokkur kostur.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.

10. gr.
Forval

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

11. gr.
Lokað útboð án forvals

Viðhafa má lokað útboð meðal valdra bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.

12. gr.
Auglýsing útboða

Útboð skal auglýsa opinberlega. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

13. gr.
Útboðsgögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út.

Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila.

14. gr.
Fyrirspurnir

Þegar ekki er viðhaft útboð eins og meginreglan í 1. mgr. 10. gr. kveður á um vegna innkaupa vöru, verka eða þjónustu skal fyrirspurn almennt vera undanfari viðskipta. Skylt er að fyrirspurn sé undanfari viðskipta þegar áætluð fjárhæð innkaupa vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 10 mkr., þegar um þjónustu er að ræða, en 5 mkr. þegar um vörukaup er að ræða. Öll viðmiðunarverð eru án virðisaukaskatts.

Sveitarstjóri annast fyrirspurnir á vöru og þjónustu fyrir stofnanir, deildir og fyrirtæki Rangárþings eystra, nema annað sé ákveðið sbr. ákvæði 6. gr.

Fyrirspurn er framkvæmd, þar sem útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að fyrirspurnir séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um þau gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í fyrirspurnir með símbréfi og/eða tölvupósti. Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman. Opnun tilboða/verðfyrirspurnar, á tilsettum opnunartíma, skal skráð af starfsmönnum. Samanburðarskrá tilboða skal gerð og þátttakendur skulu upplýstir um val á tilboði og tilboð annarra aðila.

15. gr.
Undanþága frá útboði og/eða verðfyrirspurn

Heimilt er að veita undanþágu frá útboði og verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður fæst eingöngu hjá einum aðila.

Sá sem undanþágu getur veitt er sveitarstjóri.

IV. Kafli. Mat á tilboðum og samningsaðilum

16. gr.
Mat og val á tilboðum/samningaaðilum

Ætíð skal taka því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, lög og reglur. Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.

Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Við gerð útboðsgagna skal taka mið af umhverfissjónarmiðum, m.a. líftímakostnaðar, þar sem það á við.

Kaupandi skal meta tilboð á grundvelli þeirra forsenda fyrir vali tilboðs sem fram komu í upphaflegri útboðslýsingu eða skýringargögnum og skal velja hagkvæmasta tilboð. Kaupanda er heimilt að óska eftir því að sá þátttakandi sem á hagkvæmasta boð skýri atriði í tilboði sínu eða staðfesti tilteknar skuldbindingar sem þar hafa komið fram, enda leiði það ekki til þess að grundvallarþáttum í tilboðinu, eða útboðsauglýsingu, sé breytt þannig að samkeppni sé raskað eða um mismunun verði að ræða.

Leggja skal fram rökstuðning með tillögu um val á samningsaðila.

 

 

17. gr.
Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda

Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart sveitarfélaginu.

Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við:

1. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.

2. Er í vanskilum með opinber gjöld.

3. Er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld til lífeyrissjóðs.

Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.

Heimilt er að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.

Heimilt er að kanna viðskiptasögu eigenda. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sl. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, en með nýja reikningsgerð og kennitölu.

18. gr.
Meðferð reikninga vegna innkaupa

Í skriflegum samningum um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun.

V. Kafli. Almenn ákvæði

19. gr.
Hæfis- og siðareglur

Enginn starfsmaður Rangárþings eystra eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum Rangárþings eystra má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans sbr. hæfisreglur í 19. gr. sveitarstjórnarlaga.

Starfsmönnum Rangárþings eystra og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum Rangárþings eystra er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskipum við Rangárþing eystra nema með samþykki sveitarstjóra.

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skul gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.

20. gr.
Tengdir aðilar
Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í sveitarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir tengda aðila og ber sveitarstjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð. Að öðru leyti gilda ákvæði 19. gr. um hæfis- og siðareglur.

21. gr.
Kæru- og endurupptökuheimild

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007 sbr. 10. gr. og IX. kafla laganna, er aðila heimilt að kæra til kærunefndar útboðsmála. Kæra skal borin skriflega undir kærunefnd útboðsmála innan fjögurra vikna frá því að kærandi vissi eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum. Alltaf er þó heimilt að bera kæru undir kærunefnd útboðsmála innan 15 daga frá því að rökstuðningur skv. 75. gr. laganna er veittur.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á sér hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála Rangárþings eystra sé ábótavant, er aðila heimilt að óska eftir endurupptöku máls ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ákvörðun hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Beiðni um endurupptöku skal beina skriflega til sveitarstjóra innan 3ja mánaða frá birtingu ákvörðunar.

22. gr.
Gildistaka og endurskoðun

Fjárhæðir í reglum þessum skulu breytast til samræmis við breytingar á byggingarvísitölu frá gildistöku reglnanna.

Samþykkt í sveitarstjórn Rangárþings eystra 8. apríl 2010